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2011年我在珠海的时候 给公司各部门文员培训的讲义，跟大家分享。
胡乱讲的，忽悠文员而已。顺便把幻灯片 附上
文件控制.rar
(1.82 MB, 下载次数: 130)
下面是讲义。
各位 文员 大家下午好： 非常荣幸有机会，占用大家两个小时的时间，来跟大家分享一下，作为文员（文件管理方面）的一些感受和体会。 这个分享的内容我也是临时拼凑，只希望抛砖引玉，给大家一个引导。使大家明白为什么品质文员发文件找各位签签字等的前因后果，并且对各位在实际工作中应用到的一些技能与技巧，提高自己的工作效率。 废话少说，直接开始。 本次分享的目的： 1：了解企业文件管理的内容
2：熟悉文件的构成
3：掌握文件管理的技巧
4：掌握办公软件的应用
5：掌握办公设备的应用 第一张 什么是文件 到底什么是文件，我引用的是TS16949 规范中的一段话。 第二张 文件控制 我们了解了 什么是文件？那么文件怎么控制呢？标准条款中有什么要求呢？应该怎么做呢？ 引用 标准4.2.3 条款的内容（请一学员念一遍） 第三张 记录控制 作为文件的姊妹条款。 什么是记录？最直白的 就是各位的表格填写完内容以后就成了记录。 引用标准 4.2.4的内容（请学员念一遍） 引用 GBT 19023-2003 质量管理体系文件指南 中附录的内容 做了一些描述上的变化。 据个人猜测，大家经常听到的一二三四阶文件可能就是从这里的出来的。正确与否，适合不适合不是本次分享的核心内容。 第五张 企业文件管理的内容 了解了文件、记录以及体系文件的分类，究竟管理有哪些内容： 粗略的整了3个即 文件的制作收发、文件的传阅、文件的归档报废（记录） 第六张 企业文件管理网络图 对三个内容做一些前后的 分类。以流程图展开说明每一部分。 详细解释流程图。 第七张 企业文件管理的组织形式 集中同一型 分散型 复合型 我们公司就是属于复合型。 第八张 文件管理的技巧 这里面 我个人有两个心得 1：不要给自己找麻烦，越轻松越好
2：我找的到你也找的到，别废话 解释“文件收发记录”是为了什么？“留证据：证明你当时发给过他，并且他也接收过”—为罚款做准备、为扯皮做准备。 文件查找方面 建立文件明细的重要性。举例“师徒四人组文件目录” 第九张 办公软件的使用 有的人喜欢用excel，有的人喜欢用word 不管什么办公软件 不怕千招会就怕一招鲜 道理大家都懂。 个人的举例：文件履历修订采用的 excel。（打开文件，让每个人尝试操作一下）。
程序文件修订履历汇总.rar
(8.17 KB, 下载次数: 16)
第十张 办公设备的使用 传真机 复印机 录音笔 碎纸机 等等 讲其功用。这个作为文员应知应会。 第十一张 文件编写的要求 每个人的文件到文控发行的时候，均有被退回的时候，想想为什么？ 说完这个你们就明白一些啦。 希望通过文件编写的这些要求，每个部门对自己部门要发行的文件做一个先确认是否满足要求。 第十二章 我们公司的文件 列出公司的文件清单，并且再次的宣传一下《文件控制程序》和《记录控制程序》 谢谢。
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窥视卡
发表于 2012-10-22 17:22:34
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
千斤顶
显身卡
发表于 2012-10-22 20:48:58
，似乎是熟人呀！
楼主
发表于 2013-1-1 21:10:20
