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[转载]天下无双——通过流程图和乌龟图的组合更好的掌控工作流程

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发表于 2018-12-12 15:36:59 | 显示全部楼层 |阅读模式

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·乌龟图和流程图长期以来被用于说明过程和过程之间的交互作用
   ·一个公司将这两种工具结合起来便能够方便地说明过程信息和过程交互作用
   ·结果工具能够用于员工培训和质量管理系统,并使得审计变得更加容易
    对每一位在IS0 9001环境下工作的人来说,向质量管理系统(QMS)说明过程研究方法或者其他类似的过程是这类人的第二天性。这里的重点是识别和管理过程的交互作用。
    ISO 90011和ISO/TS 169492要求企业展示出他们每一个内部过程是如何与其他过程交互作用的。IS0 9001基本要求章节中的4.1节对企业做了这样的要求“企业应确认出质量管理系统所需要的过程以及他们在这个企业中的应用”并且“决定这些过程的流程顺序和交互作用”。3
    一种比较流行的用于生动描述过程交互作用的工具是乌龟图。这不是要不遵守4.1章节的要求,同时这也不是唯一的一种可用于描述交互作用的工具。但是,很多公司发现这种工具是最有效的。
    让我们快速浏览一下过程乌龟图使用的全部鉴定项目:
   ·输入:过程的每一个输入项都应该被列出来。过程输入代表了内部和外部客户的全部需求,其中包含了组成元素以及其他相关的信息。例如,在一个系统过程中,它应该包含另一过程的输出、数据、客户信息、内部和外部需求和质量风险等。
   ·输出:乌龟图的输出表示了过程的结果。对于一个系统过程来说,这包含了信息、报告或者数据。对于一个生产过程来说,输出包含了完成的产品、统计数据和其他与生产相关的数据,以及这个过程中全部的残余物。不管这种过程属于哪种类型,实际的输出都应该表示对客户需求的满足程度。
   ·资源:执行这项任务需要一些非人工的资源。典型的种类包含原材料、设备、技术设施、硬件和软件。
   ·人员:需要人工资源来完成此项过程。通常,需要列出一个人员清单,其中包含了从某种程度上参与到这项工作中的内部和外部的人员,也许是提供数据的人员、具体执行任务的人员抑或是监督任务的人员。与此相关的所需要的技术和能力也应该列于此处。
   ·方法:这科晴式提供了过程所要求的操作控制,并且能够囊括程序、工作指令、操作说明、检查说明、控制计划、故障模型、效果分析、标准、要求环境、特定过程操作和安全棋型。
   ·度量:这也是一个业绩指标的列表。通过这个列表将表示出过程的成功或者失败。通常,这些度量标准或者业绩指标是运行提升和商业计划的背后推动力。
    这些项目在乌龟图(见图1)中展示出来,这将成为操作培训中非常有价值的工具,同时也能够更好地理解—个过程。
    对每一个过程创建乌龟图的另外的好处就是便于进行内部审计或者第三方审计。在进行内部审计时,审计者能够通过乌龟图更好地理解整个过程。这将给审计者更多的时间来进入观察这个过程,而不至于在识别过程到底是怎样的和如何使它符合整个计划上花费过多的时间。
    同样地,向第三方审计机构提供过程交互路线图,能够取得更加有效的审计效果。因为审计者可以把更多的时间用于对质量管理体系的审视,而不用每年都重新建立文档来证实过程研究方法。
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顺着流程进行
    另外一种非常流行的表示信息关注的过程方法是过程流程图。过程流程图展示出过程的每一个步骤,能够让使用者很容易跟随着流程,甚至于执行整个过程。
    因为流程图的可视化,它能够让人们比较容易地理解各个事件之间是如何联系的,同时流程图也是—种进行决策分析的有效方法。流程图帮助使用者更好地理解—个过程,进—步可以帮助使用者来改进过程,并使浪费最小化。
    流程图能够反映出一个过程的多个层次。通常,一个高级流程图(30000个步骤)反映的是整个公司的状况。一个中级的流程图描述出一个部门的过程,而一个低级流程图更加注重节,通常采用每—秒钟和一步一步的工作过程。
    但是,典型的过程流程图往往没有反映出这个过程自身的相关信息,通常在一个乌龟图中会展示出这些信息。流程图展示出过程的每一个步骤,但是并没有表示出这个过程的输入和输出,也没有说明这个过程如何来度量。
    —个典型的过程流程图正如图2所示,使用了很多不同的符号来表示每一个活动。绝大多数的系统使用相同的基本符号,例如一个长方形表示一个行动,一个三角形表示存储,一个菱形表示一项判定。
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组合图
    在如今可见的制造业中,乌龟图和流程图是非常宝贵的培训工具,同时也对内部审计工作非常有帮助。将乌龟图和流程图组合起来便能够清晰全面地展示一个过程流程和过程数据,这就是一个完整的过程图示(见图3)。
    乌龟图能够从高到低各个层次描述一个过程。ISO 9001和ISO/TS 16949所要求的过程互动作用通常展示在较高的层次中。部门程序更加的具体,往往展示在中等层次中。对干更加细致的工作说明常常展示在低层次的图中。
    高层次的图表应该尽量保持简洁,展示出主要的过程步骤,可以使用其他过程或者程序。如果需要进一步说明一个过程,可以使用远页或者第二页说明的方式。
    例如,一个过程需要一种使用特殊方式输入数据。输入数据并不是整个流程的一部分,它只是需要你进一步提供细节来说明。你的流程图的第一页可以包含一个页码索引箱或者一个过程箱来说明这项输入过程。下一页应
该提供详细的流程图来说明数据输入的过程。
    这种组合乌龟流程图能够被用于运行和质量团队的每日过程功能中,同时也可以应用在内部审计和第三方审计中,作为一个起始点来收集信息和掌握过程。
    这种乌龟流程图非常善于使信息可视化,并且便于阅读,即使那些完全不熟悉此项过程的人也非常易于了解过程的全部信息。
    SB LiMotive公司是锂电池系统技术提供商,他们为混合动力车提供方案。这间公司使用乌龟流程图来简化信息的表示,并且使在公司范围内理解过程的交互作用成为一件很容易的工作。
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增益控制
    乌龟流程图被用于描述办公流程和制造过程。这两种情况下,乌龟流程图的格式是相同的。例如,在图4和图5中分别展示了一种简单的乌龟流程图来控制待确定的生产过程。在这种高层次的图示中,使用了两种不同的页码索引方式。
[转载]天下无双——通过流程图和乌龟图的组合更好的掌控工作流程

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    在实际的流程中有几个不同的过程,这些过程与待确定的过程有着紧密的联系。因为它们能够被用于其他的情况下,这些过程有它们自己的程序和工作说明,这些都用—个预先设定的过程符号(—个有两条竖线的长方形)来描述。虽然这些形状通常用来描述子过程,但是在这个例子中,它是其他过程步骤或者一系列其他地方正式定义的过程流程步骤的标示点。
    同样地,在这个流程图中展示出页码索引,它的标记酷做棒球场上的本垒板,它用于把读者指引到第二页。在这些图表中定义的过程假设认为材料评审委员会是一个单独的过程,但是它与待确定材料组成一个整体。因
为,这并不是一个分离的工作说明和流程图,材料评审委员会包含在其中。
    乌龟流程图也能够被用来进行生产过程的可视化描述。正如图6展示的,这是一个自动化装配工作单元。
    在这个装配单元中,每一个工作环节用预设定的过程符号表示为一个单独的过程。粗箭头符号用来表示单位内的移动。工作单元中各个点的不同组件是输入项,这些用带有零件号码的组合三角形符号来表示。最后,分离的三角形符号表示—个存储点,例如一个仓库。
    这是—个中等层级的过程图。在图7中,对每个单独的预设定过程箱进行进一步的深究,就可以得到—个较低层级的视图。
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