【原创】给总经理准备的应对TS外审的应答

沧海桑田

尊敬的总经理：
       您好！
       9月7日~8日的外部审核中，审核老师将对您进行审核，对总经理的审核是以交谈来进行，审核老师一般会关注总经理对体系运行的支持，职责的分配，经营计划，以及改善。以下问题可能部分会涵盖在交谈中，但不会涉及具体的数据，也不会查阅文件，总经理可从增进顾客满意，以及公司的管理提升，增进审核老师对公司体系持续改善的信心方面等去回答审核老师的问题。
      根据上次内部审核与您交流的状况，我对以下部分问题整理了参考性回答。在回答时需避免过于坦率的承认目前的管理缺失，特别是直接回复某些方面没有去做，而是执行中有问题，但是公司在寻求改善方式，希望获得更好的方法来改善。
      
    1. 组织的质量方针是什么？是如何制订出来的？制订的依据是什么？有书面的质量方针吗？是否沟通到组织的全体员工？
质量方针：挑战世界“品质第一”，追求客户满意与依赖。集团根据内外部环境，结合集团总方针制定。质量方针写入了质量手册，并会通过会议、培训、看板张贴等方式宣贯，让所有员工都了解。

2. 组织的质量目标有哪些？是否包含组织的总目标？各职能部门目标和各层级的目标为何？制订质量目标的依据是什么？目标是否可以测量？制订的质量目标是否在期限内达到？制订的质量目标是否符合顾客的期望？
   公司2015-2018年质量目标：每月客户品质投诉为0；每月客户纳期达成率100%；每月报废率≤0.5%；每季度客户综合满意度85分以上。
以上目标均已分解到各职能部门，形成各部门的分解目标。

3. 目前质量目标的达成状况如何？对于未达成的质量目标是否采取了有关措施？
    各部门每月会收集数据，并通过月会进行汇报，未达成的目标会分析并采取改善措施。

4. 最高管理者是通过什么方式把顾客的要求和法律法规的要求沟通到组织的各个层级和全体员工的？我们是如何遵守这些法律法规的？
    在新产品开发阶段，就开始要求相关部门收集顾客要求和与新产品相适应的法律法规，作为新产品过程设计输入，通过评审的方式让所有小组成员理解，并在过程设计中充分考虑这些因素，满足要求。营业课会在跟客户的交流中及时了解客户需求并传达给各部门，ISO局会定期收集和更新法律法规，并传达到各部门。

5. 最高管理者是如何知道组织的资源需求？是否提供了适用的资源？
    通过订单评审、新产品过程设计评审会议，日常会议决议、管理评审会议，经营计划，职工的提案改善，各部门的资源申请等方面了解资源需求，及时给与了提供。

6. 组织有哪些激励员工的措施？最高管理者了解员工的满意度吗 ？
  组织培训（内部培训和外部培训），内部晋升机制，让员工有成长和发展空间；丰富职工的业余生活，增强企业凝聚力；通过改善小组活动和提案改善活动，让员工参与公司的管理培养员工的主人翁意识；建立公平的人事考核制度，来激励员工的工作积极性。
通过跟职工的交流来了解员工的需求，通过对离职员工的交流，了解公司存在的不足，公司也会定期组织座谈会、各类问卷调查来收集员工的意见，每年行政课会组织一次员工满意度调查，了解员工满意度。

7. 最高管理者如何理解持续改进？有哪些地方需要持续改进？是否有具体规划？持续改进的有效性如何？
     公司也存在目前国内企业的通病，执行力不足，故公司聘请了同行业日本管理专家，来引进先进的管理模式，让公司不论是产品质量还是管理水平，都得到提升。

8. 是否制订了经营计划？哪些人知道公司的经营计划？质量目标是否包含在经营计划中？
    公司经营计划包含了中长期计划（3-5年的战略发展目标），以及短期计划（一年），并分解到各部门，要求各部门形成实施方案，通过月会定期检讨计划实施进度。（副总要求各部门主管制作的挑战卡可作为部门实施方案）

9. 所有的生产过程、各个班组(包括白班与夜班)，是否设置了质量控制人员？当出现重大质量事故时，负责质量的人员是否有停止生产的权力？负责质量的人员是否开具过生产停工单？最高管理者参与了吗？
       白班夜班都设置有专职的IPQC对质量进行控制，IPQC有权利在出现质量问题时要求停机改善。

    以上几个问题您可以参考上面内容展开回答，其它的问题按照我们实际现状回答即可，感谢您对体系工作的支持，祝您工作愉快！

PCBA

{:soso_e179:}
准备充分，想得周到，同行们参考的好资料！
相信能顺利通过TS审核~

周聿

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大蚂蚁

强的没话说，总经理也需要自由发挥。

沧海桑田

大蚂蚁 发表于 2015-8-27 16:24
强的没话说，总经理也需要自由发挥。

上周审核过总经理，总经理对体系的了解出乎我的意料，在审核的近一个小时时间里，他回答非常迅速，可见在审核前也是做足了功课，因为有内审的摸底，所以对总经理的自由发挥相当有信心，我相信外审时他的应答能够得到审核老师的加分。
在过去的体系工作中，每次外审，担心老总出糗，有些老总本身也不重视，所以总是回避掉对老总的审核，其实这也是许多民营企业中，体系没办法真正给企业带来好处，体系没办法得到有效执行的原因吧。

友谊的真诚

贵司的总经理确实值得表扬。这样的总经理对体系负责人会带来很大的鼓励，一定要好好推行体系。

mark2413

富婆应该给总经理嘉奖嘛

老CC

很好的落地
总经理要知道的基础

老CC

沧海桑田 发表于 2015-8-27 16:49
上周审核过总经理，总经理对体系的了解出乎我的意料，在审核的近一个小时时间里，他回答非常迅速，可见在 ...

总经理做到这些，是很不容易的

guxieqing

不错，可以借鉴！谢谢