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[ISO9001] 体系文件编制准则及注意事项

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发表于 2018-8-10 14:15:28 | 显示全部楼层 |阅读模式

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一、体系文件编制时,应遵循以下原则:
1  符合性:符合标准的要求;符合法律法规的要求;符合组织的质量方针和质量目标;满足产品特性要求。
2  确定性:在描述任何质量活动过程时,必须具有确定性。即何时,何地、做什么,由谁(部门)来做,依据什么文件,使用什么资源,怎么做,怎么记录等,必须加以明确规定。排除人为的随意性,保证过程的一致性,确保过程质量的稳定性。
3  相容性:质量管理体系文件之间应保持良好的相容性,即不仅要协调一致,不相互矛盾,而且要各自为实现总目标承担相应的任务。
4  可操作性:要符合企业实际情况。具体的控制要求应以满足企业需要为度,而不是越多越好;要从实际出发,切忌脱离实际,按照外来文件照抄照搬。
5  系统性:质量管理体系本是一个由组织架构、程序、过程和资源构成的有机整体。因此,要站在系统的高度,注意管理的系统方法、过程方法的有效结合,使过程输入、输出、过程之间的界面接口和相互关系,以及文件的层次(支持性)关系,施以有效的控制,使质量管理体系文件形成一个有机的整体。
6  精简:节省、减少差错;
7  优化:每个过程都应权衡风险、利益、成本,寻求最佳平衡;研究优化,首先要明确目标,识别约束条件(包括可能的负面效应),寻找可能的解决办法,实施最佳的方案;这种优化的思路应贯穿文件编写的全过程,在文件实施过程中,要持续进行动态优化,以获得最佳的增值效果。
8  预防:预防是质量保证的精髓,在体系文件编写过程中,要始终立足于加强预防。在质量管理活动中,要预先对可能的各种影响因素作出有效控制安排,应注重如何发现各种潜在的不合格因素,并加以预防控制。
9  区别:各种管理活动要反对一刀切,实行区别对待,分类处理,从问题的重要性和实际情况出发决定对策,如产品重要程度、质量特性、重要供方或客户的分级、内审的策划安排、生产工艺、计量器具等更能体现区别对待,分清重缓急,在文件编制时就应予以充分考虑,对人员、过程、时间、方法等作出合理的安排。
10  闭环:任何管理活动的安排均应善始善终,并按照PDCA循环力求不断改进。开环意味着管理中断,检查是否闭环也是检查质量管理体系是否正常运行的一个有效方法。在闭环管理中,要不断检查和评价管理的效果是否达到了预期的要求。如定单评审,应从订单接收前的评审,生产中的控制与协调,直至能按质、按期交付,实施全过程的闭环管理。不合格品(项)控制等更是如此。接口控制不良是造成开环的常见病。所以在体系策划及文件编制时就应体现这种闭环管理思想。
11 动态控制:实施动态控制,要求不断跟踪情况的变化和运行实施的效果,及时准确地反馈信息,适时调整控制方法和力度,从而保证质量管理体系具有健壮性,能不断适应质量管理体系环境条件的变化,持续有效运行。这种动态的控制也应在质量管理体系文件中予以充分体现。
二、注意以下事项
1  规范性(格式、内容):为保持文件的规范性,应用统一的要求来编写,而不能自行其是,“百花齐放”。 
2.  逻辑性:在内容安排及说明文字中,要符合逻辑规律,不能前后矛盾或说法不一。
3  异常流的控制:即“非正常的少数”,指质量活动失控所造成的那一部分,异常流下的产品易失控而造成品质问题。如例紧急放行、设备漏检、标示丢失等。在体系文件中应对异常流有充分的控制措施,来预防失控。
4  文字表达准确、顺畅、简练
    ——要注意文字表达的规范性。“准确”就是要表达清楚,避免歧意。“顺畅”就是要语句通顺,流畅。“简练”就是要简洁、明了。
    ——质量管理体系文件要用词准确,例如“必须……”、“应该……”、“应……”、“允许……”、“注意……”表示的严重程度是不同的;不能用“是否……”、“请……”、“希望……等词”。
三、程序文件的作用
1  描述跨部门的活动,如不符合项控制、改进等等;
四、程序文件的内容
1  需和5W1H相结合,即确定由谁(Who)在何时机(When)在何地(Whrer)做何事(What)为什么(Why)怎么做(hoW),的,缺少任何一个W或H,会使文件变得不充分,可操作性不强。
五、程序文件的结构
   因企业情况而定,只要表述清楚、内容完整即可。
六、表单
    表格的设计对质量管理体系的有效运行很重要,表格也是使用范围最广、涉及执行人员最多的文件,要求:
    1        表格要同文件的内容协调、统一,满足文件的需要;
    2        表格应有编号、版本号、流水号、日期、记录人、审批人等标识;
    3        应将表格设计的非常适用,最好一栏不多,一栏也不要少。

升级  50.67%

发表于 2018-8-10 15:04:05 | 显示全部楼层
文件内容非常好,谢谢分享 。
 楼主| 发表于 2018-8-13 08:37:55 | 显示全部楼层
关于记录表单的设计,是需要认真对待的,类似网上那些表单的样表基本是不适用的,不能照抄照搬,要根据自身的情况进行设计,以信息全面、可操作为原则。

升级  25.94%

发表于 2018-8-13 09:51:20 | 显示全部楼层
以信息全面、可操作为原则------实用人

升级  80.5%

发表于 2018-8-14 16:24:10 | 显示全部楼层
文件也要5S一下。表格中的填写内容也要5S一下。
 楼主| 发表于 2018-8-14 16:31:03 | 显示全部楼层
xhjfbi 发表于 2018-8-14 16:24
文件也要5S一下。表格中的填写内容也要5S一下。

表格的填写内容也要定置、定位,头一次听到这种说法,赞同!
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