关于技术文件管控问题（望高手予以解答）-质量体系-QPDCA质量论坛

发表于 2012-9-4 08:58:41 | 显示全部楼层 |阅读模式

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公司技术部的技术文件，以内部联络单的形式发放给品管部接收，再由品管部负责发放给相关部门。
工作过程中发现如下问题：
1、技术文件发放时间问题，内部联络单上有注明发文者及发文时间，但交予上级（仅技术部领导人）批复时间有时却相差好几，甚至半个月之久，请问，对于这个问题是不是有规定必须于多少日之内发放至品管部？
2、由于至品管部翻阅、复印技术资料人员很多，在我接任工作前，已造成之前资料的缺失，故重新整理，并要求技术部再给予发放，技术部仅复印原始资料予我。使得我部门少部分资料为复印件，请问，这资料能否用于审核及工作借鉴之用？
以上两点问题，请诸位大虾们不吝赐教，感恩之至~！

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志利

发表于 2012-9-4 09:24:26 | 显示全部楼层

第一个问题：文件发放时间是从批准后的时间开始计算，而不是提出的时间。这个可以和技术部门再沟通一下。
第二个问题：在你接手之前缺失的资料，建议整理一份清单出来，请技术部提供一份原件，另外，品管部的技术原件只能由一个人保管，别人复印后必须马上归还。
希望能对你有帮助！

点评

海蓝心湛蓝

谢谢~！关于第二个问题，我有这样做，但技术部不肯提供原件，故现在缺失的资料均为复印件。第一个问题，有时候关乎于生产线上实际生产，常常发生未有资料发放就已经投入生产，技术部直接将技术资料发给部分部门的详情回复发表于 2012-9-4 09:38

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海蓝心湛蓝

楼主| 发表于 2012-9-4 09:38:58 | 显示全部楼层

彼岸花开发表于 2012-9-4 09:24

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第一个问题：文件发放时间是从批准后的时间开始计算，而不是提出的时间。这个可以和技术部门再沟通一下。
...

谢谢~！关于第二个问题，我有这样做，但技术部不肯提供原件，故现在缺失的资料均为复印件。
第一个问题，有时候关乎于生产线上实际生产，常常发生未有资料发放就已经投入生产，技术部直接将技术资料发给部分部门的现象。

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孤星

发表于 2012-9-4 09:50:49 | 显示全部楼层

1、就像利姐说的文件的发放时间是从最终批准时间开始算的。个人感觉文件的发放不宜规定发放时间，应以及时、不影响相应人员的工作为宜。至于领导什么时候批，你在上交文件之前应该把文件的重要程度和紧迫度给领导讲下。
2、关于文件的缺失问题，在你前面缺失的就不要追究原因了。现在要做的事保证你需要的文件资料必须有。事先和需要提供文件的部门沟通下，列个文件缺失清单给他们，请人家给你再次发放，并填写文件发放清单。以后再有人借阅或者复印的话，要专人专管，借阅填写文件借阅记录。复印的文件要及时收回原件。至于是否能把复印件用于审核要看老师的要求了，有些是要原件的