【我的质量之路Ⅱ】我的体系管理之路-质量之路-QPDCA质量论坛

ccsspp454

发表于 2016-11-3 20:06:48 | 显示全部楼层 |阅读模式

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本帖最后由 ccsspp454 于 2016-11-18 16:20 编辑

从注重充分性、适宜性和有效性到注重效率
——我的体系管理之路

  从2002年下半年开始学习《食品安全质量与管理》到现在，已经学习和从事体系工作14年。从2004年毕业参加工作到现在已经12年，这12年来每天都在和体系打交道，只是体系不同而已。自从2010年在本公司担任QA主管一职以来，专职从事体系管理已经6年。这6年时间里，我的体系管理工作一直都在遵循体系的四性（适宜性、充分性、有效性和效率）并定期评价体系的四性，但6年过程中对四性管理的侧重点有所不同。

  2010年专职从事体系管理的前3年，虽然都在注重体系的四性，但侧重点是体系管理的充分性、适宜性和有效性，很少注重体系管理的效率。从2014年开始，体系管理开始注重效率。

  2010年到公司工作后首先就是识别公司体系的充分性，适宜性和有效性。2010年8月16日入职后，为了摸清公司体系现状和迎接认证审核进行了一次我一个内审员的内审。2010年9月6日迎接了认证公司关于ISO9001、ISO22000和HACCP三体系审核审核。我结合公司内部审核和认证审核所发现的问题，对照ISO9001、ISO22000和HACCP体系标准要求，对公司管理手册和程序文件进行梳理，根据树立结果采取了相应措施进行处理。首先，我请公司总经理一起确定了公司体系方针和目标；公司组织结构图和公司体系结构图；并任命了管理者代表。其次，和总经理、人力资源经理一起确定了公司主管级以上人员岗位职责，尤其是增加了各位在体系管理中的职责。再次，对公司现有的文件组织归口部门和相关部门进行一一确认。然后，根据对照标准条款发现公司体系文件欠缺的部分，找责任人进行完善并按照公司文件管理程序进行审批。最后，组织公司文员及其以上级别人员就建立的文件进行培训，然后实施。

  与此同时也建立了体系有效性评价标准。我在请总经理确定公司总体目标指标的同时，也请总经理和各部门经理确定了各部门目标指标及这些目标评价方式，并确定由公司QA每月5日前完成上个月公司总体目标和各部门分目标达成情况汇总。QA汇总完请管理者代表召集总经理及各部门经理开会讨论，就未达成目标的事项由相关责任部门提出纠正措施，由QA就纠正措施跟踪相关部门督促其改善。
在体系建设基本完成后，利用内部审核、管理评审和外部审核，来识别和改善体系的适宜性。2010我接手体系管理工作以后，本行业法律法规和相关标准不断更新，加上本公司所认证的体系不断变化，同时公司进行扩产改造。每当公司外部和公司内部发生变化，公司都要进行评审，根据评审输出制定改善计划，并组织实施然后进行确认。每当进行新的体系认证前，都要请相关体系专家来公司对公司内审员进行培训并组织考核，合格者聘请为内审员。随后我对照体系条款对公司现有文件进行确认，对不满足体系要求的文件识别出来，按照公司文件管理程序进行审批、培训和实施。当法律法规和相关标准更新后，都要对法律法规和相关标准进行识别，然后对公司体系文件进行评审，并进行改进。因评审输出需要进行的投资的项目，按照公司变更控制程序进行处理。

  上面所说体系的充分性、有效性和适宜性从表面上看是有先后顺序，这只是为了表述的清楚，实际上这三件事情都是相关关联，整体进行的。每次的评审，都是要整体评价充分性、适宜性和有效性。

  自从2010加入公司，公司体系先后经历了一系列变化。由起初的ISO9001、ISO22000和HACCP体系认证演变到ISO9001、ISO22OOO、HACCP体系认证和参照实施《药品生产管理规范》；再到ISO9001、ISO22OOO、HACCP体系认证和参照实施ISO14001、OHSAS18001和《药品生产管理规范》；然后到ISO9001、FSSC22000体系认证和参照实施ISO14001、OHSAS18001和《药品生产管理规范》；再到ISO9001、IFS FOOD和参照实施ISO14001、OHSAS18001和《药品生产管理规范》。

  公司体系从2010到2013这三年侧重于体系的充分性、适宜性和有效性，对体系的效率虽有关注，但相比前面三性要弱很多。从2014年开始，公司开始重视体系的效率。公司体系的效率主要体现在文件系统和过程系统两个方面。

  从2013年下半年公司开始推行SOL系统。公司的一切文件都在SOL上进行编写、审核、批准、发放与阅读。这极大的提高了文件运转的效率，一旦一份文件开始申请编写，就进入了文件管理流程。在整个流程中，系统不断督促相关责任履行自己的职责直至文件归档。这个系统的运行，简化了过去纸质文件生命周期所需要的《文件更改申请单》、《文件修改记录》、《文件发放记录》和《文件销毁记录》，提高了文件运转效率并取消了公司专职文控员这一职务。

  公司从2014年开始主抓节能降耗，节约成本。2014年年初，总经理和各部门经理共同确定了公司2014年度公司经营目标，并与各部门经理签订了部门节能降耗、节约成本责任书。各部门经理与部门主管制定各业务领域的经济目标。2014年公司经营成本与2013年有所下降。同样，2015年总经理和各部门经理共同确定了公司2015年度公司经营目标，并与各部门经理签订了节能降耗、节约成本责任书。各部门经理与部门主管制定各业务领域的经济目标。2015年公司经营成本与2014年有所下降。

  写到这里大家可能很好奇，公司到底采用哪些手段让公司经营成本下降？下面，我讲一一进行分享。首先，公司按照风险管理理念对公司经营风险进行识别与分析，确认公司经营风险最大的影响因素分别是采购成本、销售成本和设备维修成本。
因本行业的特殊性，原料直接影响着公司是否能持续经营。所以，公司从2011年开始投资建设自己的原料基地。公司提供资金和技术，扶持几家比较优秀的供应商，让其成为专向本公司供货的厂家。但就建立原料基地这一项，就为公司2014年、2015年节约了上千万的采购成本并且原料质量提升到新的水平。

因本公司允许一部分客户货到付款。有的客户先采购产品，然后进行付款。有的客户抓住公司这一经营理念，就不断拖欠货款，甚至于有的客户拖欠货款达到6个月。从2014年开始，公司采取一定措施，客户拖欠时间缩短到3个月。2015年公司继续采取措施，将拖欠货款的客户档期缩减到40天。一般客户都是先付款再发货，这样极大的提高了公司现金流和资金流转速度，节约了几百万的销售成本。
公司生产基本上都是全靠设备，设备维修费用每年高达上千万。从2014年开始，公司对设备维修进行包干到人，就是那台设备归某个人负责维修保养。但就这一措施，2014年设备异常停机比2013年减少了上百起，节约维修成本上百万。2015年公司开始加大设备预防性维修这一理念，减少单纯的设备维修工作，继续减少设备异常停机并节约维修成本。

  此外，在公司其他过程也采取相应措施，进行节能降耗，降低成本。比如，公司2013年到2014年对公司锅炉进行改进，2014年锅炉运行成本与2013年相比有所下降；2015年锅炉运行成本与2014年相比继续有所下降。公司优化污水厂处理工艺，2014年污水处理试剂费用与2013年相比有所下降；2015年污水处理试剂费用与2014年相比有所下降。公司通过优化生产工艺，2014年生产成本比2013年降低，主要是物料消耗降低、产品生产周期缩短、产品收率提高； 2015年生产成本与2014年相比继续降低。

  专职负责体系工作之前，我只是公司管理体系的参与者；专职负责体系后，我是公司管理体系的领导者和推动者。专职负责体系工作之前，我对体系的认识停留在“想到要说到，说到要写到，写到要做到，做到要有记录”单纯的文字方面；专职负责体系后我对体系的认识提升到“想到要说到，说到要写到，写到要做到，做到要有记录。记录要有统计，统计要有分析，分析要有措施，措施要有目标，目标要有评审”。专职负责体系工作之前，我对体系的认识只停留在充分性、适应性和有效性；专职负责体系后我对体系的认识拓展到充分性、适应性、有效性和效率。

在此非常感谢公司和领导给我提供这个平台，也感谢公司领导对我的信任，然我参与到很多只有决策层才能获得的资源和信息。