审核过程中如何有效规避审核风险

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zlshn830

发表于 2012-9-14 21:05:29 | 显示全部楼层 |阅读模式

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审核风险是近年来认证领域经常讨论的一个话题，这方面的教训亦不少。2003年，武汉晨鸣汉阳纸业股份有限公司污水超标排放事件被央视《焦点访谈》栏目曝光，为之提供ISO14000认证服务的华夏认证中心被停止环境管理体系认证3个月。2005年，江苏省吴江市某酒精厂污水超标排放央及邻省浙江，被举报至国家环保总局，当地环保部门相关责任人被查处，为之提供环评的机构被停止环评一年。日常审核中，也时常出现遇到高风险行业，一些审核员不愿意参加审核的现象。事实上，审核风险无时无刻不在伴随着审核活动。作为一名称职的审核员，必须清醒地意识到审核风险的存在，并懂得如何在审核过程中合理有效地加以规避。
一、审核风险存在的原因及规避原则
审核风险存在的原因主要来自以下几个方面：
1、审核的不对称性。审核方与受审核方分别处于支配和被支配的地位，可能导致受审核方接受不公正的审核结论。
2、审核的不确定性。一方面由于认证标准的通用性，针对具体的行业、产品、活动，可能导致对标准理解的不一致，使审核准则存在不确定因素；同时，抽样审核的采用，决定了审核证据基于可获得信息的样本，对于没有抽查到的区域、场所、过程、活动、人员等，其实际情况存在着不确定性，由此带来一定的风险。
3、审核的复杂性。管理体系和管理活动因组织的不同而有所区别，审核员能力的不足特别是专业能力的限制，可能造成审核的充分性与有效性不够。
4、受审核方的配合度。出于某种目的，受审核方不愿意提供充分、必要的审核证据，或由于其他方面的障碍，影响审核目的的达成。
为规避审核风险，审核员必须遵循以下几个基本原则:首先，树立高度的风险防范意识，认识到审核所承担的社会责任。认证不仅仅是对组织管理体系的认可，对认证机构和从业人员而言，认证更是一种社会责任；对公众而言，认证则意味着一种保证、一种承诺。其次，树立科学、严谨的工作作风，严格执行认证认可准则，遵守审核员行为规范，防止由于审核工作不严谨而造成的审核风险。第三，注重专业知识学习，提高专业能力，避免由于自身能力不足而带来的审核风险。第四，善于总结审核经验，识别审核过程中可能产生的风险并加以防范。
二、审核过程中如何有效规避审核风险
  （一）重视审核准备，防止策划不充分造成的审核风险
1、充分了解受审核方的信息，重视文件审核
   ⑴了解受审核方的基本信息，核对认证范围。审核组长应仔细查看认证申请材料，重点关注：①多名称、多地址的情况；②固定场所之外的过程与活动发生的位置，如旅游线路、运输服务、上门维修等；③驻外地的办事处、分公司以及临时性的项目组、工作组等；④有无申请范围内产品停产；⑤申请认证的范围是否在营业执照核定的经营范围内；⑥有无将应包含在管理体系范围内的要素从认证范围中剔除；⑦复审换证时管理体系变更的情况等。
涉及多个产品、多个子公司、多个场所时，对审核范围的界定应特别慎重，要充分考虑受审核方的管理权限、活动与场所，描述应全面、准确，必要时可在“某某产品生产及相关管理活动”前冠以地域等限制，如苏州国家旅游度假区的审核范围为：位于苏州市太湖景区内,东起胥口镇西,西至…南至长沙岛，规划面积为11.2平方公里的：苏州太湖国家旅游度假区的保护、开发…的行政管理。
   ⑵了解受审核方适用的法律法规，要求受审核方提供经营执业资格文件及法规符合性证明材料，如：环评（安评）批复、三同时验收、监测报告及守法证明、工业生产许可证、强制性产品认证证书、特殊行业的生产经营资质、许可证明，如化工、建筑等行业的安全生产许可证、食品及相关行业的卫生许可证等。对高风险行业，如涉及食品、卫生、安全等公众关注度较高的行业，应要求其提供当年度的第三方产品检测报告、行业抽查报告。建筑施工企业需提供近两年的竣工工程质量和安全事故统计信息等。
   ⑶了解受审核方当前生产和（或）服务的状况，相同性质的场所（如生产线）职能、产品等分布情况。对工程建设行业，如房地产开发、施工建设等行业，需提供当年工程项目清单及进度报表，以便合理安排抽样计划，减少抽样风险。
   ⑷了解受审核方管理体系运行时间是否充分，包括是否按规定进行了内审和管理评审，能否为审核提供充分的运行证据。
   ⑸了解受审核方关键过程、环境因素、危险源等的状况。
   ⑹文件评审应充分，必要时可要求受审核方补充相关文件，如三层次文件、相关授权资料等。对文件评审的结果特别是存在问题，应明确告知受审核方，根据问题的程度以及对现场审核的风险，确定审核是否继续进行或暂停，直至受审核方将文件问题解决。
   根据上述信息的了解、沟通及文件审核的结果，审核组长应初步判定审核风险的大小及风险所在，最终确定实施现场审核的可行性。
   对于EMS、OHSAS审核，只有在一阶段的所有不符合项的纠正措施经验证有效或评估纠正措施可接受后，方可进行二阶段审核。
2、对高风险和专业性强的行业，应充分考虑审核组的能力要求，特别是审核组长和专业审核员的安排，防止由于审核组能力不足而造成的审核风险。
3、审核组长制定审核计划时，应特别注意对以下事项做出合理安排：①资源（人员、时间等）配置上保证对关键过程、重点区域审核的充分性；②抽样方案的合理性；③必要的内外部沟通。
4、正式现场审核前，审核组长应安排审核组的内部沟通，一方面将前期（或一阶段审核）了解的重要信息予以传达，使审核组成员明确审核重点及注意事项，另一方面专业审核员进行专业引导，指出审核重点、法律法规的要求及审核风险所在。
  （二）提高现场审核的有效性，防止审核不充分带来的审核风险
1、QMS审核大多在审核前不进行现场预访问。可行时，现场审核前审核组长应安排审核组实施以生产现场为主的现场观察，了解受审核方的产品、设备水平、产品先进性、生产环境等，有助于对审核风险、审核重点的判定，特别是当审核组长为非专业审核员时，更有利于对全局的掌控，及时发现审核计划的偏差并予以调整。
2、审核组长应依据计划的安排组织内部沟通，就可能产生的审核风险及防范进行讨论。
3、应进行科学、合理的抽样，确保样本的代表性。抽样时应独立、客观，不轻易接受受审核方的送样。应考虑产品的覆盖面，样本的区域、时间分布，样本量的大小等。当发现不合格线索时可适当扩大抽样，尽可能将抽样带来的不确定性降至最小。
4、关注法律法规的遵守情况。
   ⑴关注产品质量标准。当组织的产品有适用的国家标准或行业标准时，其产品应符合这些标准的要求，否则必须明确执行何种标准/规范。
   ⑵ 关注产品的出厂检验、型式试验是否符合法规要求。
   ⑶法律法规的符合性是EMS、OHSAS审核的重点，也是最主要的风险点，应给予重点关注。应从作业文件的充分性、运行记录的真实性、人员资格、设施维护、异常情况的应急响应等判断抵御风险的能力。
   ⑷慎对不符合法规情况的处置。如：对有超标排放现象，需关注以下几个方面的信息：是否有对紧急情况的处理能力，并启动了应急预案；环保部门是否了解，其处置意见如何，受审核方如何落实；是否分析了原因，采取了纠正措施，并得到了环保部门的认可，效果如何。无论如何，应跟踪其直至达标，否则不能轻率地做出通过认证或保持证书的决定。
5、关注受审核方的重大事故信息，包括质量、环境、安全等方面的。一方面关注事故的影响程度（导致的后果、公众的关注度等）；另一方面应关注其发生的原因、有无启动应急措施、随后所采取的纠正措施、措施的实施效果、近期有无类似事故再发生等。
6、必要的延伸审核。把实施审核的范围适当延伸到不包含在认证范围的相关活动或接口部分，尽可能避免后续的连带风险。如某集团公司，其下设的两个子公司申请ISO14001认证，其废水排放、危废处理委托其它子公司及集团统一处理，而后者不在认证范围内，对上述重要环境因素的审核应延伸至其它子公司及集团相关部门的相关活动。
7、识别受审核方的行为风险，具体包括：管理层的素质及对管理体系的重视程度、员工素质及参与体系的程度、企业文化、主要管理、技术人员的稳定性、产品的销售范围、生产、服务环境，行业地位影响及产品的先进性、组织效益、公众的关注程度，行政机构的监管力度等。
8、重视对证书、标志使用的审核。武汉晨鸣汉阳纸业股份有限公司污水超标排放被媒体曝光一例中，认证机构的审核报告和认证证书上均明确了审核范围（限制在二厂相关活动范围内），但该组织在提供给媒体的宣传信息中称本组织通过了ISO14001认证，这种不实报导误导了公众。实际审核中，对获证组织证书和标志使用情况的了解往往流于形式或限于口头交流，有必要加强对证书和标志使用各个环节的审核。
9、审核组在做出审核结论前，应对受审核方涉及的重大风险特性进行综合评价，依据认证认可准则，对受审核方管理体系做出客观、全面的评价，特别是对法规符合性情况做出准确的判断。当有充分的证据证明其不能满足法律法规或顾客的要求，或纠正措施未能在规定的时间内完成，则不能轻率地做出通过认证或继续使用证书的决定。在审核报告中，应对审核过程中遇到的可能降低审核结论可信程度的不确定因素和障碍做出说明，如：在审核过程中停止运作的区域、受审核方未能提供充分证据的过程/活动、语言方面的障碍、影响抽样代表性的因素等。
总之，审核风险存在于审核活动的各个环节。作为一名审核员，只要树立高度的风险意识，严格执行审核准则和审核员行为规范，充分识别可能的审核风险并加以控制，还是能够较为有效的规避审核风险的。